手元にある書類を送ってほしいと頼まれた。そのまま FAX で送ってもいいのだが、PDF にしてメールで送ったほうがスマート。そのまま転送して再利用ができることだし。

書類を電子化するにはスキャナが必要だけれど、うちの会社にはない。そこで僕が取った方法を以下に紹介する。

• 必要なもの
  
  
  
  • FAX
  
  
  • FAX を電子メールに転送するサービス
  
  
  • PrimoPDF(http://www.primopdf.com/)
  
  
  
  

「簡単に」と書いたが、FAX を電子メールに転送するサービスに登録しておく必要がある。ここが一番面倒だろう。僕は始めから efax(http://www.efax.com) というサービスで専用の FAX 番号を持っていたので、僕にとっては簡単。efax ではアメリカの番号しかもらえないが、日本にも D-Fax(http://www.d-fax.ne.jp/) という似たようなサービスがあることを見つけた。日本の FAX 番号も持っていたほうが何かと便利だろうと思ったので、こちらの番号もさっそく取得しておいた。なお、両サービスとも取得した番号で FAX を受信し、メールに転送するのに料金はかからない。

取得した番号あてに FAX を送ると、登録した自分のメールアドレスあてに送った書類が添付書類として送られてくる。これを PrimoPDF でPDFに変換する。ネットで調べたら、フリーでどんなファイルでも手軽に PDF に変換できるソフトとしてこの PrimoPDF が推奨されていた。

さて、この方法をわざわざメモしたのは、自分以外の他の人にも便利かなと思ったからと、自分も忘れないように、ということで書き留めた。文書はいまやほとんど電子的にやりとりされるので、紙文書を電子化するということはめったにない。めったにないことはすぐ忘れやすいのでメモしたわけだが、「めったにない」ことのために FAX -> メール変換サービスに登録するというのは無駄に思える。FAX からメールに変換するのは一度きりでいいという人のために専用の番号を取得することなしに FAX -> メール変換ができるワンタイムサービスなんかあったら結構使えるのではないだろうかと考えた。

FAX -> メール変換ワンタイムサービス

1. 今から FAX を送りたいというときに、 Web 上から転送先のメールアドレスを登録。


2. 登録したメールアドレスあてにパスワードと一時的に割り当てられた FAX 番号を受け取る。


3. 割り当てられた FAX 番号に書類を送る。


4. 登録したメールアドレスあてに暗号化された書類が送られてくる。暗号を解読するには、パスワードが必要。

こんなサービスがあったら、何か手元の書類を電子化して取っておきたい、でも周りにあるのは FAX だけ、といった状況で使えるのではないだろうか。